Hỗ trợ khách hàng TDZ ERP
Tìm kiếm hướng dẫn sử dụng, quy trình nghiệp vụ và các tính năng hệ thống.
Tài Liệu Cấp Nguồn: Phân Hệ Quản Lý Mua Hàng Và Công Nợ
Văn bản quy định trình tự thao tác trên hệ thống ERP-365 phân hệ Mua hàng (Purchase Order). Tài liệu này yêu cầu nhân sự bộ phận Cung ứng và Kế toán công nợ tuân thủ nghiêm ngặt các bước cập nhật danh mục Đối tác, lập phiếu Yêu cầu mua hàng, khởi tạo Phiếu nhập kho và xử lý Hoàn trả vật tư.
1. Phân Tích Tổng Quan Báo Cáo Mua Hàng (Dashboard)
A. Mục đích sử dụng:
Phân hệ hiển thị các số liệu thống kê thời gian thực về khối lượng hàng hóa nhập kho, tổng chi phí phát sinh và số dư công nợ chưa thanh toán đối với từng Nhà cung cấp.
B. Trình tự thao tác khai thác biểu đồ:
- Bộ vi phân Thời Gian: Kế toán viên bấm vào bộ chọn lịch ở góc trên cùng bên phải màn hình để điều tiết thời điểm thống kê (ví dụ: "Tháng trước", "Tháng này" hoặc dải ngày cụ thể).
- Bộ vi phân Cơ Sở Vật Lý: Tại khung điều khiển, sử dụng thanh thả xuống "Chi nhánh" để bóc tách báo cáo mua sắm thuộc phạm vi một văn phòng/kho hàng cục bộ. Dữ liệu trên hệ thống lưới (Grid) sẽ tự động nạp lại tương đương với chi nhánh tương ứng.
2. Trình Quản Lý Thông Tin Nhà Cung Cấp (Partners)
Thuộc quy trình khởi tạo thực thể tài chính đầu não nhằm ghi nhận Công Nợ phải trả.
Danh Sách Bản Ghi
Khu Vực Khai Báo Dữ Liệu Hồ Sơ
Trình Tự Thực Hiện Thêm Mới Hồ Sơ Nhà Cung Cấp:
- Truy cập ứng dụng: Đi tới Menu > "Nhà Cung Cấp" > "Đối tác".
- Mở khung khai báo: Nhấn chọn hộp lệnh [Thêm đối tác] nằm tại góc bên trên phải màn hình lưới dữ liệu. Modal tạo mới sẽ được gọi lên.
- Gán giá trị thông tin: Điền trung thực dữ liệu liên hệ. Quan trọng nhất là trường Mã số thuế và Tên công ty/Thực thể. Các tham số này ràng buộc thông tin đầu ra cho Hóa đơn V.A.T điện tử về sau.
- Xác nhận: Nhấn nút [Lưu và Đóng] để kết xuất thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
3. Xử Lý Các Phát Sinh Liên Quan Công Nợ (Debt Management)
Giải pháp tổng hợp Bảng Dư nợ Phải Trả Nhà Cung Cấp qua từng tháng. Cung cấp chức năng tất toán hàng loạt nhiều lệnh phiếu mua cùng lúc.
Quy Trình Tổ Chức Đối Trừ Phiếu Nhập Lô (Thanh Toán Trực Tiếp):
- Tại màn hiển thị, Cán Bộ Kế Toán sử dụng tính năng Checkbox (Đánh dấu tích) vào Ô vuông phía trước dòng chứa Mã Hóa Đơn Lô hàng chưa hoàn thành thanh toán. Có thể đối chọn cùng lúc rất nhiều Hóa đơn của 1 hoặc vô số Cung Ứng Khác nhau.
- Nhấn chọn Lệnh Điều Hướng Thanh Toán Đồng Loạt. Hệ thống sẽ tiếp quản, thực thi Trừ Công Nợ tự động và điều chỉnh Bảng cân đối Kế toán tương tự theo số tiền Tổng Chi thực. Hành động này không thể hoàn tác trong chế độ thường.
4. Lập Phiếu Đặt Hàng Nháp Hoặc Đề Cuất Nhập Cảng (Import Links)
Chức năng lập chứng từ Purchase Order (PO) dùng trong thỏa thuận thương mại mua bán. Được xem là 01 Hợp đồng Mua Vật Liệu. Tài liệu này chưa có hiệu lực pháp lý gia tăng chỉ số Tồn Kho WMS, cho đến khi lệnh [Phiếu Nhập Hàng] ở mục kế tiếp được Kích hoạt.
Hệ Quản Trị Danh Sách Bảng Đơn PO
Thao Tác Thực Hành Soạn PO Giao Thương:
- Mở Giao Diện Soạn Hàng: Tại trang Danh Sách (Như Hình minh họa), Nhân Viên Cung Ứng nhấp đúp vào nút [Tạo đơn] góc trên cao phía tay phải.
- Chỉ định Nguồn Bán: Chọn tên "Nhà Cung Cấp" cần đề xuất mua, Chỉ định "Chi Nhánh Tương Lai Sẽ Chứa Hàng". Điền đầy phí cước Chở hàng (nếu có).
- Nạp cấu trúc Số Liệu Vật Tư: Sử dụng màn hình Nhập Mã Sản phẩm: Kéo các loại Linh kiện, Phụ tùng, SKU mà công ty đang muốn nhập. Khai báo [Số Lượng Mua].
- Khởi lệnh: Nhấn chọn Tác vụ [Lưu Nháp Đơn/Duyệt Đơn]. Bạn có quyền xuất tải ra bản PDF/Excel để đối diện đàm phán hợp đồng.
5. Thi Hành Cấp Hóa Đơn Nhập Lô Kho Vật Lý (Imports)
Chứng chỉ ghi chép tình trạng Hàng Hóa Về Tới Cửa Kho. Thao tác lưu phiếu này trực tiếp cấu thành việc biến đổi Giá Bán Bình quân (COGS), Tăng Khối lượng Tồn Kho ở nền tảng WMS và Phát Sinh Nghĩa vụ Nợ.
Thủ Tục Cốt Lõi Khi Đẩy Lệnh Nhập:
- Giải pháp Tiết Kiệm Nguồn Năng Lực (Khuyến Nghị): Kế Toán Có thể Khởi chế Phiếu xuất nhập tự động kế thừa bảng số liệu trước đó từ hệ Đơn Đặt Hàng PO (Ở mục số 4 bên trên) bằng việc lựa chọn mã PO ở bảng Tìm kiếm, thao tác này giúp ngăn ngừa 100% rủi ro nhập sai dữ liệu số má thủ công so với lúc báo giá cho Đầu Trên.
- Khấu trừ thanh toán nháp ngay trong phiếu (Tiền cọc hàng): Kế toán được kích hoạt nút Trả Trước nếu muốn tính việc đưa lượng tiền cho Đầu Trên ngay khi nhập hóa đơn, giảm bớt việc phải xử lý bù trừ công nợ sau này.
6. Tra Cứu Vi Mô Các Mục Chỉ Tiêu Thẻ Hàng Khấu Hao (Import Items)
Trạm giao diện chỉ phục vụ công tác tra soát chỉ đọc. Không cung cấp quyền khởi hành Chỉnh sửa (Form Thêm).
Luật Truy Vấn: Dữ liệu mô phỏng Mảng Mỏng (Từng dòng sản phẩm nhỏ nhặt) được tách ra khỏi Các Lô Phiếu Mẹ (Imports Khổng Lồ ở Mục 5). Bộ phận Tra soát Thu mua sử dụng hệ truy vấn này để thẩm định giá vật tư thu mua Đầu Vào ở quá khứ phục vụ tính bài toán Cân Bằng Cán Cân Vật Giá.
7. Khai Báo Hành Động Lập Phiếu Xuất Trả (Import Returns)
Sự kiện mang tính thoái lui do sự cố Lỗi Nhà Máy, Hàng Hóa Khước Từ Nạp Kho. Khai báo trả hàng nhằm Hoàn nguyên tài chính, giải phóng vật lý hàng hóa khỏi Kho (Trừ Tồn Hàng Hư). Đồng bộ hạ Tỷ Dư Nợ đang mang.
Bảng Chỉ Mục Lịch Sử Phiếu Trả
Biểu Mẫu Lệnh Lập Trả Hàng (Create Form)
Trình tự Pháp Lý Bắt buộc khi Triển Khai Xuất Mã:
- Mở Lệnh Tạo: Ấn vào Nút lệnh Mở góc tay trên, chọn Nhóm Đối tác (Người nhận) cần trả lại hàng dưng/Hỏng/Lỗi Tệ Bạc.
- Quy chuẩn Khấu Đối Tượng Vật Lý: Trong quá trình nạp Khối lượng Hàng vào Form Trả, Đơn giá Vật liệu phải bằng y hệt Đơn Giá mua vào của đúng lúc Lô Nhập đó. (Nhiệm vụ này tự động chạy trong hệ số nền Kế Thừa Phiếu Nhập).
- Cấp Quyền Lệnh Tối Cao: Thiết Lập Phê Duyệt lệnh. Hệ cơ sở sẽ tiến hành thủ tục ghi Nhận Nợ Hoàn về phía bên Đầu Nhà Phân Phối và giải phóng khoảng không nhà xưởng.