Hỗ trợ khách hàng TDZ ERP
Tìm kiếm hướng dẫn sử dụng, quy trình nghiệp vụ và các tính năng hệ thống.
Tài Liệu Hướng Dẫn Sử Dụng Module Quản Trị Quan Hệ Khách Hàng (CRM)
Tài liệu ban hành quy định các thao tác tác nghiệp và nguyên tắc xử lý luồng dữ liệu trên hệ thống CRM, áp dụng cho chuyên viên Kinh doanh và Quản trị viên cấp trung. Mọi thao tác phát sinh được kiểm chuẩn và đồng bộ trực tiếp với các phân hệ Kho (WMS) và Kế toán (FA).
1. Phân Hệ Thống Kê Tổng Quan (Dashboard)
Giao diện tổng hợp số liệu đo lường hiệu suất (KPI) theo thời gian thực.
Quy Định Khai Thác Dữ Liệu:
- Tham số trích xuất: Bộ điều khiển trung tâm cho phép truy vấn dữ liệu theo các biến độc lập bao gồm Khung thời gian tiến trình, Cơ sở Chi nhánh quản lý và Cá nhân phụ trách.
- Chỉ tiêu kiểm soát: Bao quát toàn bộ Tỷ lệ chuyển đổi Khách hàng tiềm năng (Leads), Quy mô doanh thu phát sinh và Tổng hợp tương tác qua hệ thống viễn thông. Dữ liệu chỉ mang tính chất thống kê, không cho phép chỉnh sửa cấu trúc.
2. Quản Lý Khách Hàng Tiềm Năng (Leads)
Quy trình theo dõi và nuôi dưỡng vòng đời thực thể khách hàng từ trạng thái tiếp xúc sơ bộ đến cấp độ giao dịch.
Danh Sách Tổng Hợp
Khởi Tạo Cấu Trúc Lead Mới
Trình Tự Khai Báo Hồ Sơ Đối Tác:
- Khởi động luồng dữ liệu: Truy cập màn hình Danh sách Leads, nhân sự kích hoạt lệnh [Thêm Mới] tại góc phải thanh công cụ.
- Thiết lập thông tin định danh: Bắt buộc khai báo trường liên hệ cốt lõi gồm: Số điện thoại viễn thông, Họ và Tên khách hàng. Đồng thời quy định rõ Nguồn xuất phát để hỗ trợ phân tách báo cáo (Social Media, Telesale, Web,...).
- Lưu trữ vật lý: Xác nhận thông tin và bấm [Lưu hồ sơ]. Hệ thống sẽ cấp phát một ID duy nhất trên Database và đính kèm trực tiếp vào danh sách khách hàng của nhân sự tạo lập.
3. Phân Hệ Tra Cứu Danh Mục Sản Phẩm (Products)
Chức năng Truy xuất độc quyền phục vụ báo giá (Sale). Bảng sản phẩm trong không gian CRM đã loại bỏ toàn bộ dữ liệu Cơ cấu Giá Vốn để đảm bảo ranh giới phân quyền bảo mật cấp độ cơ sở.
Nghiệp vụ ứng dụng: Công cụ cho phép tra cứu tham số Giá Trần Niêm Yết và định lượng tồn kho khả dụng hiện thực tại chi nhánh. Thông tin này làm cơ sở thiết lập các Hóa Đơn Thương Mại đính kèm trực tiếp tới khách hàng.
4. Trình Xử Lý Đơn Bán Hàng (Sale Orders)
Công cụ quản lý chứng từ bán xuất hàng, thiết lập ràng buộc tài chính trực tiếp làm giảm trừ hàng hóa khu vực kho (WMS) và thiết lập dư nợ Kế toán (FA).
Biểu Mẫu Khởi Tạo Đơn Xuất Hàng
Trình Tự Thiết Lập Chứng Từ Đơn Hàng:
- Xác minh đối tượng: Hệ thống khuyến nghị truy xuất và thao tác tạo đơn từ bộ thẻ Khách Hàng (Leads) nhằm tự động kết xuất thừa hưởng 100% dữ liệu gốc (Số điện thoại, địa chỉ nhận hàng).
- Gán ghép Hàng Hóa: Chỉ định sản phẩm xuất bán, chiết khấu và thiết lập tỷ giá bán lẻ ấn định. Nếu vượt quá thẩm quyền chiết khấu trần, yêu cầu quản trị viên ký phêệt giao dịch.
- Nghiệm thu thanh toán: Chọn đúng kênh đối soát ngân quỹ thụ hưởng để ghi nhận giao dịch vào Nhật Ký Kế Toán, đóng lệnh hoàn tất chu trình lên đơn chuẩn mực.
5. Giao Diện Liên Kết Nhập Hàng Dự Biện (Purchase Orders)
Không gian trực tuyến để các cấp Quản trị Kinh doanh đệ trình yêu cầu lấy hàng phân phối từ tổng khâu chuỗi cung ứng, mà không cần yêu cầu thẩm quyền WMS.
Thiết Kế Đơn Yêu Cầu Nhập
Trách nhiệm luân chuyển: Chứng từ sau khi khai báo ở hệ CRM sẽ tạo thành tệp "Chờ Kiểm Duyệt" điều hướng thẳng về Trạm WMS của Giám Đốc kho Vùng xử lý để duyệt lệnh nhập Lô hàng.
6. Luồng Kiểm Soát Đơn Điện Tử Đặt Biệt (WC Orders)
Thu thập và cấu trúc hóa Data từ các cửa hàng trực tuyến thứ ba (như WooCommerce/Website ngoại) vào không gian xử lý nội bộ.
Nghiệp Vụ Hóa Giải: Kênh chỉ mang tính chất rà soát, đọc và phê chuẩn dữ liệu nhập. Nấu đơn hợp lệ, người vận hành sẽ xuất lệnh ép chuẩn [Convert to Order] để hợp nhất với dòng dữ liệu Phân hệ Hóa Đơn Thương Mại chính của doanh nghiệp (Mục 4).
7. Quản Lý Ngân Sách Và Chiến Dịch (Campaigns)
Áp dụng chuyên biệt cho phòng ban Marketing/Media để phân dải mức trần cho mỗi loại hình kinh doanh.
Bảng Đo Lường Môi Trường Media
Biểu Mẫu Thẩm Định Thêm Chiến Dịch
Quy chế vận hành: Việc định mức đầu tư (Budget) trên chiến dịch sẽ là biến tham chiếu tuyệt đối, đem so sánh kết hợp với Doanh số thu được do các Khách hàng (Leads) phát sinh (có cài thẻ UTM tự động) về chung một mối. Kết xuất hệ đối chiếu tham chiếu R.O.I trung tâm.
8. Tra Cứu Chỉ Báo Thị Trường Gián Tiếp (Price Tracker)
Robot hệ thống tự động quét và thu thập dữ liệu hành vi trượt giá từ các đối thủ song hành, lưu trữ dữ kiện dạng bảng trung tâm.
Biên độ thời gian kiểm duyệt định kỳ thiết lập ở mức 24h. Chỉ cho phép đối chiếu, không phát sinh giao dịch xuất nhập chứng từ tại Module này.
9. Thanh Tra Hồ Sơ Viễn Thông (Call Logs)
Trung tâm sao lưu toàn bộ nhật ký viễn thông được thiết lập thông qua cấu chuẩn API PBX mở rộng.
Báo Cáo Đo Lường Lộ Trình Điện Đàm
- Kiểm định nghiệp vụ thanh tra: Mọi File Lưu Trữ Tệp Âm Thanh đều tự động móc nối với định danh Khách Hàng (SĐT Trùng khớp). Nơi này sử dụng để thanh tra chất lượng tổng đài viên và bảo vệ bằng chứng giao dịch.
- Lệnh toàn cầu quyền truy xuất: Chỉ những Cấp độ đặc quyền nhất định mới có thể nghe đoạn băng lưu. Nghiêm cấm tuyệt đối mọi hành vi can thiệp hay tiêu hủy chứng cứ khỏi hồ sơ hệ thống.